00000nam 2200000 4500 INLIS000000000019813 20250423111029 0010-0425000156 ta 250423################|##########|#|## R 0031 PKN II 2024 Myske Ripka Rumondor Strategi Pengelolaan Kearsipan Untuk Meningkatkan Akuntabilitas Adm. Pemerintah Kota Manado / Myske Ripka Rumondor 1 Jakarta : Pusbangkom Pimnas, 2024 137 : ilus ; 29 x 21 x 2 Arsip. Kearsipan Pengelolaan Kearsipan yang efektif merupakan fondasi penting bagi kelancaran operasional organisasi. Dengan berkembangnya teknologi yang semakin mutakhir, keberadaan pengelolaan kearsipan yang dilaksanakan dengan baik dan benar akan menghadirkan manfaat besar bagi setiap instansi, swasta ataupun Pemerintah. Pengelolaan kearsipan juga dilakukan agar arsip tidak tercecer dan menghindari dokumen hilang jika arsip tidak di tata dan kelola dengan baik sesuai standar operasional prosedur pengelolaan kearsipan. Salah satu peran penting kearsipan adalah: Sebagai rekaman informasi kegiatan, pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan dan juga bukti eksistensi atas sebuah organisasi. Oleh karena itu pengelolaan arsip sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan administrasi dengan lebih efisien, mulai dari pendataan, peminjaman arsip, hingga restorasi dan prevervasi arsip. Pengelolaan kearsipan di setiap perangkat daerah saat ini menjadi hal yang terus di perbaiki dalam pelaksanaan tata kelola kearsipan karena masuk dalam program dan area perubahan reformasi birokrasi termasuk digitalisasi kearsipan dan implementasi aplikasi srikandi di lingkup Pemerintah Kota Manado. Digitalisasi pengelolaan kearsipan dan administrasi Pemerintahan dilaksanakan dalam rangka meningkatkan layanan publik dan pengawasan kearsipan, merupakan salah satu upaya untuk terwujudnya tujuan reformasi birokrasi untuk mendorong pembangunan nasional. Saat ini pengelolaan kearsipan masih sering diabaikan dan dianggap kurang penting karena masih banyak organisasi perangkat daerah maupun swasta yang belum melakukan pengelolaan arsip dengan benar, dan hal ini biasa disebabkan oleh kurangnya pengetahuan dan pemahaman di bidang kearsipan dan belum adanya tenaga pengelola kearsipan atau arsiparis di setiap perangkat daerah. Untuk meningkatkan akuntabilitas administrasi maka perlu adanya pemahaman dan pengetahuan tentang tata kelola pengelolaan kearsipan di lingkup Pemerintah Kota Manado. Untuk itulah maka Dinas Laporan Implementasi Proyek Perubahan PKN II Tahun 2024 iv Perpustakaan dan Kearsipan Kota Manado melakukan terobosan melalui Proyek Perubahan dengan judul SIPAMAN AKAD “Strategi Pengelolaan Kearsipan Untuk Meningkatkan Akuntabilitas Administrasi Pemerintah Kota Manado”. Proyek Perubahan ini merupakan solusi untuk memberikan pemahaman tentang pengelolaan kearsipan yang baik sesuai manajemen kearsipan dan standar operasional prosedur pengelolaan kearsipan kepada perangkat daerah yang ada di lingkup Pemerintah Kota Manado. Proyek Perubahan ini dilaksanakan melalui milestones dan pentahapan jangka pendek 2 (dua) bulan, dan jangka menengah 12 bulan atau 1(satu) tahun, dilanjutkan pada jangka panjang 2 (dua) tahun. Adapun seluruh pentahapan jangka pendek yang terdiri dari 8 (delapan) milestones telah berhasil dilaksanakan, yaitu: 1. Pembentukan tim efektif proyek perubahan; 2. Identifikasi anggota tim; 3. Diskusi dengan tim efektif untuk kesamaan pemikiran/pendapat; 4. Koordinasi dengan Perangkat Daerah; 5. Identifikasi Masalah; 6. Pembuatan Standar Operasional Pengelolaan Kearsipan; 7. Sosialisasi SOP; 8. Bimtek tenaga pengelola kearsipan. Dan sebagian tahapan jangka menengah telah di laksanakan pada jangka pendek, yaitu: 1. Pembuatan PERDA Kearsipan (saat ini dalam proses pembicaraan tingkat 2 dengan DPRD Kota Manado); 2. Pengelolaan kearsipan di beberapa Perangkat Daerah. Pengelolan kearsipan sangat efektif dilaksanakan di perangkat daerah, hal ini dapat di lihat dari respon ASN yang ada di tiap Perangkat Daerah ketika tim pengelola kearsipan berkunjung untuk melaksanakan pendampingan pengelolaan kearsipan, khususnya di bagian sekretariat Perangkat Daerah yang setiap hari berurusan dengan surat masuk dan surat keluar atau, pencarian dokumen arsip dan yang nantinya akan di arsipkan setelah selesai pelaksanaan kegiatan. Laporan Implementasi Proyek Perubahan PKN II Tahun 2024 v Keberhasilan implementasi Pengelolaan Kearsipan di tiap Perangkat Daerah tentu berkat komitmen dan dukungan penuh dari pimpinan, stakeholder internal serta kolaborasi dan kerjasama yang baik antara Project Leader dengan Tim Efektif pengelola kearsipan proyek perubahan. Dukungan penuh juga dari stakeholder eksternal sangat membantu dalam melaksanakan koordinasi, tapi juga bimbingan teknis, konsultasi dan coaching kaitan dengan pengelolaan kearsipan serta penyelesaian dan implementasi proyek perubahan ini. Kedepan proyek perubahan ini tidak akan berhenti di capaian milestone jangka pendek dan menengah, program pengelolaan kearsipan ini akan terus dilanjutkan sesuai dengan target milestone yang terdapat di sebagian jangka menengah dan jangka panjang, sehingga proyek perubahan ini akan benar-benar memberikan manfaat bagi Pemerintah Kota Manado, khususnya kaitan dengan pengelolaan kearsipan tapi juga dapat meningkatkan akuntabilitas administrasi di lingkup Pemerintah Kota Manado tetapi juga sektor swasta dan masyrakat umum. Perpustakaan Pusat LAN 2024/1.2.2/A/0031