Perpustakaan Pusat LAN RI

Arsip. Kearsipan

Pengelolaan Kearsipan yang efektif merupakan fondasi penting bagi
kelancaran operasional organisasi. Dengan berkembangnya teknologi
yang semakin mutakhir, keberadaan pengelolaan kearsipan yang
dilaksanakan dengan baik dan benar akan menghadirkan manfaat besar
bagi setiap instansi, swasta ataupun Pemerintah. Pengelolaan kearsipan
juga dilakukan agar arsip tidak tercecer dan menghindari dokumen hilang
jika arsip tidak di tata dan kelola dengan baik sesuai standar operasional
prosedur pengelolaan kearsipan.
Salah satu peran penting kearsipan adalah: Sebagai rekaman
informasi kegiatan, pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan dan
juga bukti eksistensi atas sebuah organisasi. Oleh karena itu pengelolaan
arsip sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan administrasi dengan
lebih efisien, mulai dari pendataan, peminjaman arsip, hingga restorasi
dan prevervasi arsip.
Pengelolaan kearsipan di setiap perangkat daerah saat ini menjadi
hal yang terus di perbaiki dalam pelaksanaan tata kelola kearsipan karena
masuk dalam program dan area perubahan reformasi birokrasi termasuk
digitalisasi kearsipan dan implementasi aplikasi srikandi di lingkup
Pemerintah Kota Manado. Digitalisasi pengelolaan kearsipan dan
administrasi Pemerintahan dilaksanakan dalam rangka meningkatkan
layanan publik dan pengawasan kearsipan, merupakan salah satu upaya
untuk terwujudnya tujuan reformasi birokrasi untuk mendorong
pembangunan nasional.
Saat ini pengelolaan kearsipan masih sering diabaikan dan dianggap
kurang penting karena masih banyak organisasi perangkat daerah
maupun swasta yang belum melakukan pengelolaan arsip dengan benar,
dan hal ini biasa disebabkan oleh kurangnya pengetahuan dan
pemahaman di bidang kearsipan dan belum adanya tenaga pengelola
kearsipan atau arsiparis di setiap perangkat daerah.
Untuk meningkatkan akuntabilitas administrasi maka perlu adanya
pemahaman dan pengetahuan tentang tata kelola pengelolaan kearsipan
di lingkup Pemerintah Kota Manado. Untuk itulah maka Dinas

Laporan Implementasi Proyek Perubahan PKN II Tahun 2024 iv
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Manado melakukan terobosan melalui
Proyek Perubahan dengan judul SIPAMAN AKAD “Strategi Pengelolaan
Kearsipan Untuk Meningkatkan Akuntabilitas Administrasi Pemerintah
Kota Manado”. Proyek Perubahan ini merupakan solusi untuk memberikan
pemahaman tentang pengelolaan kearsipan yang baik sesuai manajemen
kearsipan dan standar operasional prosedur pengelolaan kearsipan
kepada perangkat daerah yang ada di lingkup Pemerintah Kota Manado.
Proyek Perubahan ini dilaksanakan melalui milestones dan
pentahapan jangka pendek 2 (dua) bulan, dan jangka menengah 12 bulan
atau 1(satu) tahun, dilanjutkan pada jangka panjang 2 (dua) tahun.
Adapun seluruh pentahapan jangka pendek yang terdiri dari 8 (delapan)
milestones telah berhasil dilaksanakan, yaitu:
1. Pembentukan tim efektif proyek perubahan;
2. Identifikasi anggota tim;
3. Diskusi dengan tim efektif untuk kesamaan pemikiran/pendapat;
4. Koordinasi dengan Perangkat Daerah;
5. Identifikasi Masalah;
6. Pembuatan Standar Operasional Pengelolaan Kearsipan;
7. Sosialisasi SOP;
8. Bimtek tenaga pengelola kearsipan.
Dan sebagian tahapan jangka menengah telah di laksanakan pada jangka
pendek, yaitu:
1. Pembuatan PERDA Kearsipan (saat ini dalam proses
pembicaraan tingkat 2 dengan DPRD Kota Manado);
2. Pengelolaan kearsipan di beberapa Perangkat Daerah.
Pengelolan kearsipan sangat efektif dilaksanakan di perangkat
daerah, hal ini dapat di lihat dari respon ASN yang ada di tiap Perangkat
Daerah ketika tim pengelola kearsipan berkunjung untuk melaksanakan
pendampingan pengelolaan kearsipan, khususnya di bagian sekretariat
Perangkat Daerah yang setiap hari berurusan dengan surat masuk dan
surat keluar atau, pencarian dokumen arsip dan yang nantinya akan di
arsipkan setelah selesai pelaksanaan kegiatan.

Laporan Implementasi Proyek Perubahan PKN II Tahun 2024 v
Keberhasilan implementasi Pengelolaan Kearsipan di tiap Perangkat
Daerah tentu berkat komitmen dan dukungan penuh dari pimpinan,
stakeholder internal serta kolaborasi dan kerjasama yang baik antara
Project Leader dengan Tim Efektif pengelola kearsipan proyek perubahan.
Dukungan penuh juga dari stakeholder eksternal sangat membantu dalam
melaksanakan koordinasi, tapi juga bimbingan teknis, konsultasi dan
coaching kaitan dengan pengelolaan kearsipan serta penyelesaian dan
implementasi proyek perubahan ini.
Kedepan proyek perubahan ini tidak akan berhenti di capaian
milestone jangka pendek dan menengah, program pengelolaan kearsipan
ini akan terus dilanjutkan sesuai dengan target milestone yang terdapat di
sebagian jangka menengah dan jangka panjang, sehingga proyek
perubahan ini akan benar-benar memberikan manfaat bagi Pemerintah
Kota Manado, khususnya kaitan dengan pengelolaan kearsipan tapi juga
dapat meningkatkan akuntabilitas administrasi di lingkup Pemerintah Kota
Manado tetapi juga sektor swasta dan masyrakat umum.